Bielefelds Verwaltung wird digital: Wie die Stadt Papierakten abschafft
Lukas Hartmann
Bielefelds Verwaltung wird digital: Wie die Stadt Papierakten abschafft
Bielefeld hat seine Stadtverwaltung grundlegend modernisiert, indem sie von papierbasierten Akten auf ein digitales System umgestellt hat. Seit 2017 führt die Stadt schrittweise die Plattform nscale eGov des Unternehmens Ceyoniq ein, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den Zugriff auf Unterlagen zu vereinfachen. Ziel der Umstellung ist es, veraltete papiergebundene Prozesse durch ein einheitliches elektronisches Aktenmanagement zu ersetzen.
Vor der Digitalisierung bedeutete die Anfrage einer Akte aus einer anderen Abteilung oft umständliche E-Mails, den internen Postversand oder sogar den persönlichen Gang ins Archiv. Mitarbeiter mussten Dokumente manuell ausleihen und zurückgeben – ein Verfahren, das den Arbeitsalltag spürbar verlangsamte. Die Entscheidung der Stadt im Jahr 2017 markierte den Beginn eines umfassenden Wandels hin zu elektronischen Akten.
Das neue E-Akten-System speichert Dokumente in digitalen "Aktenordnern", auf die berechtigte Stellen in der gesamten Verwaltung zugreifen können. Unterlagen lassen sich nun in Echtzeit abrufen, was Wartezeiten verkürzt und Arbeitsprozesse beschleunigt. Gleichzeitig können die Fachbereiche Schlagworte und Klassifizierungen individuell anpassen, während eine standardisierte Aktenstruktur gewahrt bleibt.
Cashback bei deinen
Lieblingsrestaurants und Services
Kaufe Gutscheine und spare in deinen Lieblingsorten in deiner Nähe
Nach der ersten Einführungsphase führte eine Bestandsaufnahme im Jahr 2020 zu einer strategischen Neuausrichtung: Spezialanwendungen wurden vorläufig zurückgestellt, um die flächendeckende Einführung zu beschleunigen. Bis März 2026 hatten 23 Ämter und kommunale Betriebe das System vollständig übernommen. Andere Einrichtungen – darunter das Gesundheitsamt und die Bauaufsichtsbehörde – befinden sich noch in parallelen Migrationsphasen, ebenso wie zentrale Bereiche wie das Finanzamt, das Bürgeramt und das Sozialamt.
Der Erfolg des Projekts hat bei den Behörden den Wunsch nach einer Ausweitung geweckt. Das Team entwickelt derzeit Konzepte, um das System stadtweit auszubauen und die bisherigen Fortschritte zu nutzen.
Bereits jetzt profitieren 23 vollständig umgestellte Ämter von der höheren Effizienz des E-Akten-Systems. Weitere Fachbereiche sind noch dabei, den Wechsel zu vollziehen – genaue öffentliche Zahlen liegen dazu jedoch noch nicht vor. Die Abkehr vom Papier und die Umstellung auf digitale Akten verändern nachhaltig, wie die Bielefelder Verwaltung Informationen verwaltet und ihren täglichen Betrieb organisiert.
